Fokussiert arbeiten in Büro und Home Office: 10 Tipps 13.01.2021

Konzentriertes oder auch fokussiertes Arbeiten gehört zu den Fähigkeiten, die die wenigsten Menschen in der heutigen Zeit noch besitzen. Zu sehr sind wir von den Mitteilungen auf unseren Smartphones oder den um Aufmerksamkeit schreienden Werbetafeln in der Stadt abgelenkt.

Darunter kann aber die Qualität der Arbeit leiden und das hat Auswirkungen darauf, wie wir von anderen wahrgenommen werden.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie wieder zu einem fokussierten Arbeiten zurückfinden und damit auch qualitative Arbeit ableisten können.

Die Ursachen für Ablenkungen

Die offensichtlichen Plagegeister wie klingelnde Telefone oder Kollegen, die unvermittelt im Büro stehen und den Arbeitsfluss unterbrechen, sind nicht die Ursache dafür, dass wir uns ablenken lassen. Es sind unsere Reaktionen darauf. Wir haben es in der Hand, wenn wir uns – oft nur zu bereitwillig – aus dem Arbeitsfluss herausreissen lassen.

Zwei Hauptursachen können hierbei identifiziert werden:

1. Immer sofort auf Nachrichten reagieren

Das Handy zeigt eine Benachrichtigung auf dem Bildschirm an und spielt dabei einen Ton ab. Wir greifen zu dem Smartphone und schauen nach. Es könnte ja etwas Wichtiges sein.

Aber ist es denn auch wirklich wichtig? Wir könnten bei den meisten Apps die Benachrichtigungen so einstellen, dass wir nur dann informiert werden, wenn ein wichtiger Kontakt eine Statusmeldung schreibt.

Aber mal ehrlich, wer macht sich die Mühe, sich tief in das Benachrichtigungssystem seines Smartphones zu graben und für jede App festzulegen, welche Nachrichten wichtig sind? Zu aufwändig, also lassen wir uns lieber unterbrechen und reagieren reflexartig auf jegliche Nachricht.

Diese Konditionierung kann dann zum Teil sogar so weit gehen, dass wir auf Mitteilungstöne von anderen Handys reagieren und uns so ebenfalls aus unserem Arbeitsfluss reißen lassen.

2. Wir erlauben Unterbrechungen

Es liegt an uns, ob und wann wir uns unterbrechen lassen. Haben Sie sich schon einmal dabei beobachtet, wie Sie auf eine Unterbrechung reagieren? Lassen Sie sich sofort darauf ein, wenn ein Kollege mit der leeren Kaffeetasse im Büro steht und Lust auf einen kleinen Plausch hat?

Was uns in diesen Situationen wichtiger erscheint, entscheidet letztendlich darüber, wie gut wir mit unserer Arbeit weiterkommen. Ein Zurückfinden in die abgebrochene Arbeit dauert mehrere Minuten. Dazu gibt es inzwischen auch wissenschaftliche Untersuchungen. Oft gelingt dieses Zurückfinden auch nicht gut und wir beginnen von vorne.

Das Resultat ist dann dementsprechend: Entweder brauchen wir deutlich länger für unsere Arbeit oder wir liefern ein schlechteres Ergebnis ab, da wir unkonzentrierter waren und dadurch oberflächlicher gearbeitet haben.

Oberflächliches Arbeiten abtrainieren

Wer oberflächlich arbeitet, verlernt die Fähigkeit sich zu konzentrieren auch in anderen Bereichen des Lebens. Schauen Sie sich auf der Straße in einer großen Stadt um. Sie werden mit Sicherheit einige Menschen sehen, die angestrengt auf ihr Handy blicken, als ob sich darauf eine wichtige Mitteilung befindet, oder mit dem Daumen auf dem Bildschirm von oben nach unten wischen, um die App in der Hoffnung auf eine Nachricht zu “refreshen.“

Und wenn es nur ein Foto von einem Essen ist, das ein Kontakt auf Instagram gepostet hat. Schnell ein "Like" da lassen und hoffen das wir ebenfalls eines zurückbekommen. Wozu das ganze, was fürchten wir zu verpassen?

Vielleicht ist es eher die Furcht vor einem langweiligen Moment, in dem nichts passiert und wir uns mit unseren Gedanken auseinandersetzen müssen, das uns zur Ablenkung treibt. Aber was, wenn wir einfach mal die Langweile zulassen würden?

Sich bewusst langweilen

Stellen Sie sich vor, Sie sind beim Arzt und warten auf eine Untersuchung. Sie haben sich schon bis auf die Unterwäsche ausgezogen und sitzen alleine im Behandlungsraum. All ihre Sachen sind in einem anderen Zimmer sicher untergebracht.

Da steckt jemand seinen Kopf herein und teilt Ihnen mit, dass es noch eine Weile dauern wird, weil der Arzt einen Notfall reinbekommen hat. Die Tür schließt sich und Sie sind alleine. Kein Handy zum Spielen. Kein Terminplaner. Kein gar nichts. Nur Sie in diesem Raum wartend. Was passiert in Ihnen, wenn Sie sich das vorstellen?

Wenn Ihnen bei dem Gedanken unwohl wird, ist es Zeit sich dran zu machen und genau so eine Situation auszuprobieren. Langweilen Sie sich doch einmal bewusst und warten dann ab, was passiert. Welche Gedanken kommen Ihnen in den Sinn?

Sind es vielleicht verpasste Meldungen auf einer Social Media Plattform, die Ihnen in den Sinn kommen? Ist es die Wäsche, die jetzt gewaschen werden sollte oder ist es eine Aufgabe, um die Sie sich beruflich kümmern sollten?

Egal was es ist, jetzt kann es warten, denn es war bis vor einem Augenblick noch nicht wichtiger als die potentielle Ablenkung durch Ihr Handy. Diese Momente können Ihnen zeigen, wie stark Sie bereits von Ablenkungen beherrscht werden. Ablenkungen, die weder dringend, noch wichtig sind. Sie geben einem nur das Gefühl wahrgenommen zu werden oder etwas Wichtiges getan zu haben.

Machen Sie ruhig dieses Experiment und schreiben Sie dabei Ihre Gedanken in ein Notizbuch aus Papier und haken damit innerlich die Angelegenheit erst einmal ab. Sie können jederzeit darauf zurückkommen, indem Sie später in Ihr Notizbuch sehen.

Sich zu beobachten, was in den Augenblicken der Stille in einem passiert, kann tatsächlich sehr spannend und keineswegs langweilig sein. Auch neue Gedanken oder Lösungen können in diesen Zeiten zu Ihnen kommen.

Vor allem aber reißt das Aushalten der Langeweile Sie nicht – anders als die Ablenkung – aus Ihrer Arbeit heraus. Auf diese Weise bleiben Sie beim Thema und können nach einer Weile wieder ablenkungsfrei in Ihre Arbeit eintauchen.

Vielleicht ist es aber auch gar nicht die Angst vor der Langeweile, die Sie zu Ablenkungen treibt, sondern eine Ratlosigkeit bezüglich der anstehenden Aufgabe: Sie wissen nicht recht, wie Sie sie anpacken können.

Deshalb tun Sie lieber irgendetwas anderes und lassen sich gerne ablenken. Die anstehende Aufgabe nicht zu erledigen und vor sich herzuschieben nennt man auch "Prokrastinieren", der Fachbegriff für die beliebte Methode die Arbeiten erst kurz vor der anstehenden Deadline zu erledigen.

Prokrastinieren bis es nicht mehr geht

Sie kommen mit einem Absatz in einem Dokument nicht weiter und geben der Versuchung nach ein wenig zu googeln. Kann nicht schaden sich zu informieren, vielleicht findet sich im Internet ja etwas, das Ihnen weiterhilft. Irgendwann landen Sie dann bei Amazon und bestellen etwas, von dem Sie bis dato noch gar nicht wussten, dass es existiert, geschweige denn, dass Sie es brauchen.

Konzentrierte Arbeit bedeutet solange dran zu bleiben, bis die (Teil-) Aufgabe erledigt ist. Auch wenn es jetzt viel reizvoller erscheint, sich einen Kaffee zu holen, mit dem Kollegen zu reden oder den Arbeitsplatz mal wieder aufzuräumen. Denn dieser Augenblick, an dem es schwierig wird weiterzumachen, ist genau der Punkt, an dem wir unsere Fähigkeit uns zu konzentrieren üben können.

Eine große Aufgabe, von der wir noch nicht wissen, wie wir sie angehen sollen, ist wie ein großer Stein der in unserem Weg liegt. Wenn wir versuchen ihn zu ignorieren, müssen wir einen Umweg fahren. Vielleicht können wir auch gar nicht weiter fahren.

Wir wissen, dass wir den Stein wegräumen sollten. Das wird uns besonders bewusst, wenn wir nichts anderes machen. Deshalb sorgen wir für Ablenkung. Wir beschäftigen uns mit Ablenkungen, doch der Stein bleibt da und wir kommen der Lösung nicht näher.

Erst wenn der Termin drückt, nehmen wir die Aufgabe dann irgendwie in Angriff – die eben besprochene Prokrastination – und erledigen sie unter großem Stress und manchmal auch mehr schlecht als recht. Nicht gerade das, wovon wir träumen oder bei dem wir uns wohl fühlen.

Die Alternative: Die Ungewissheit aushalten und trotzdem am Problem dran bleiben. Die Langeweile aushalten, solange wir noch keine Lösung haben. Kurz: Das Problem mit mehr Zeit und konzentriert angehen, den Stein wegräumen.

Steine aus dem Weg räumen

Es hilft wenig einfach drauflos zu rennen und sich gegen den großen Stein zu werfen. Meist gewinnt dabei der Brocken. Statt die überwältigende Aufgabe als Ganzes zu betrachten, können Sie sie in einzelne Teile zerlegen, mit denen Sie arbeiten können, indem Sie quasi das Pferd von hinten aufzäumen.

Schauen Sie sich zuerst an, was Sie erreichen wollen. Was ist ihr Wunschergebnis und was brauchen Sie, um dorthin zu gelangen? Dabei spielt auch die Umgebung, in der Sie sich befinden, eine große Rolle. Haben Sie alles zur Verfügung, um überhaupt zu einem Ende zu gelangen? Oder fehlt noch etwas Wichtiges?

Arbeiten Sie sich dann vom Ende aus gesehen immer weiter voran bis zu dem Punkt, an dem Sie sich jetzt befinden und planen jeden Schritt, den Sie machen müssen und was Sie dazu brauchen. Dazu gehören neben physischen Dingen wie ein Rechner, auch Kontakte zu Kollegen, vielleicht Zeiten in denen man isoliert arbeiten kann oder ein Wissensbaustein, den man sich erst noch anlernen muss.

Identifizieren Sie alle notwendigen Bestandteile, die Sie benötigen, um Ihre Arbeit zu erledigen und besorgen Sie sie. So müssen Sie sich bei der Arbeit dann nicht damit ablenken, sich noch um die Besorgung dieser Sachen kümmern zu müssen. Achtung: Gehen Sie auch beim Besorgen der nötigen Zutaten Schritt für Schritt vor.

Besorgen Sie alles für den nächsten Schritt und kümmern Sie sich dann – mit Hilfe der untenstehenden 10 Tipps zum konzentrierten Arbeiten – um die Erledigung dieser Teilaufgabe.

Danach sehen Sie sich Ihren Plan an: Hat sich etwas verändert oder sieht der nächste Schritt noch so aus, wie Sie es geplant hatten?

Wenn ja: Besorgen Sie alles, was Sie für die nächste Teilaufgabe brauchen und erledigen Sie sie dann.

Wenn nein: passen Sie Ihre Planung an und machen Sie dann weiter. Natürlich können Sie dieses Prinzip nicht auf alle Zutaten anwenden, manche haben eine längere Vorlaufzeit. Das wichtige Grundprinzip ist nur, nicht zu Beginn des Projektes alles bis zum Ende schon ins Detail zu organisieren, da sich auf dem Weg manches noch ändern mag.

Mit konzentriertem Arbeiten erledigen Sie so Teilaufgabe für Teilaufgabe – bis der dicke Stein auf Ihrem Weg sich aufgelöst hat.

Die 10 wichtigsten Tipps zum konzentrierten Arbeiten

1. Schaffen Sie sich Freiräume durch äußere Zeichen

Wenn sie keine äußeren Zeichen haben, weiß auch niemand, dass Sie eigentlich an etwas arbeiten wollen. Es ist ja in vielen Unternehmen Gang und Gäbe, einfach mal so reinzuschauen und eine Frage zu stellen.

Und Zack, ist die Ablenkung da. Zeigen Sie deutlich, dass Sie ungestört arbeiten wollen. Machen Sie die Tür zu. Wenn das nicht geht, holen Sie sich einen Gehörschutz und stellen ein Schild auf, auf dem steht "Bin am Arbeiten – nicht stören".

Dann beginnen Sie zu arbeiten. Werden Sie dennoch gestört, schütteln Sie mit dem Kopf und versenken sich wieder in Ihre Arbeit (nicht zu empfehlen bei Vorgesetzten oder Feuerwehrmännern).

2. Finden Sie heraus, wann Sie am besten fokussiert arbeiten können

Führen Sie für ein paar Wochen ein Tagebuch, in dem Sie aufschreiben, wann Sie am produktivsten sind oder es sein können. Schreiben Sie sich die Zeiten auf, aber auch was in dieser Zeit um Sie herum passiert oder ausgeblieben ist. Denken Sie daran, dass die Umgebung, in der Sie sich befinden, einen enormen Einfluss auf Sie ausübt.

3. Unterteilen Sie Ihre Arbeit in handhabbare Blöcke

Machen Sie sich die Mühe, Ihre Aufgaben herunterzubrechen und zwar so klein, bis es für Sie nicht mehr Sinn macht, weil es lächerlich wird. Je mehr Sie sich nämlich darüber amüsieren, wie einfach dieser Block ist, desto eher machen Sie ihn auch.

4. Arbeiten Sie mit Zeitzonen

Wie lange können Sie am Stück arbeiten ohne Pause? Die Pomodoro-Technik nimmt dafür 25 Minuten in denen Sie fokussiert am Stück arbeiten. Danach werden 5 Minuten Pause eingelegt, bis es wieder mit den nächsten 25 Minuten weitergeht.

Nach 4 Pomodoro-Einheiten gibt es 15 Minuten Pause. Dieses Schema ist nicht bindend. Finden Sie ihren eigenen Rhythmus. Können Sie z.B. besser 45 Minuten am Stück arbeiten, brauchen dann aber 20 Minuten Pause?

Dann machen Sie es so. Aber seien Sie nicht zu perfekt und vor allem ändern Sie nicht ständig Ihren Rhythmus. Warum wird im nächsten Punkt beschrieben.

5. Schaffen Sie sich Routinen

Wenn Sie morgens aufstehen, führen Sie eine Routine aus. Es ist jeden Morgen dasselbe. Zähneputzen, duschen, Kaffee kochen, Frühstück. Alles wird automatisch ausgeführt. Sie kommen jeden Morgen zum Ziel. Schaffen Sie sich eine ähnliche Routine für Ihre Arbeit.

Zelebrieren Sie den Einstieg in Ihre Arbeit mit einer Tasse Tee oder Kaffee, wenn Sie das mögen oder setzen Sie sich immer zum gleichen Zeitpunkt an den Schreibtisch und fangen an zu arbeiten.

Eine Routine ist wie eine geistige Umgebung, in der Sie sich wohlfühlen und in den Flow geraten. Ritualisieren Sie ihren Einstieg in die konzentrierte Arbeit. Ihr Gehirn wird es Ihnen danken und Sie nicht mir mit Ablenkungen plagen.

6. Blockieren Sie Ihre Zeit

Eine der effektivsten Methoden um konzentriert zu arbeiten, ist die sogenannte "Time Blocking" Methode. Dabei wird im voraus geplant, wann Sie welche Aufgaben erledigen. Ein Block kann beispielsweise 30 Minuten lang sein. Sie können aber jede beliebige Länge verwenden.

Sie planen die Aufgaben, indem Sie diese in Blöcke unterteilen. Das können Sie mit Hilfe eines elektronischen Kalenders oder einem Blatt Papier erledigen. Kommt der Zeitpunkt und Sie machen etwas völlig anderes, schreiben Sie sich auf, was Sie in diesem Block stattdessen gemacht haben.

Mit der Zeit bekommen Sie dadurch immer mehr Planungssicherheit und können abschätzen, wann Sie welche Aufgaben erledigen können, ohne abgelenkt zu werden.

7. Schnappen Sie frische Luft

Gehen Sie mit Ihrem Problem spazieren. Lassen Sie ihr Smartphone weg oder wenn Sie erreichbar sein müssen, kaufen Sie sich ein billiges Handy ohne smarte Eigenschaften. Sie können alternativ auch mit dem Problem duschen gehen.

Wichtig ist nur, dass Sie es ohne Ablenkung tun. Durchdenken Sie Ihr Problem, indem Sie sich ihm ausschließlich widmen. Ihr Gehirn lernt dadurch an einer Aufgabe dran zu bleiben.

8. Planen Sie Ihre Social Media Zeiten in Facebook, Twitter und Instagram

Das sind im Grunde Designer Drogen. Dazu geschaffen, immer wieder auf die Timeline zu schauen und auf Benachrichtigungen zu warten. Die Benachrichtigungen auf dem eigenen Feed erzeugen einen Dopamin Ausstoß im Gehirn und können tatsächlich auch abhängig machen.

Aber wie wichtig ist es wirklich für Sie, diese Benachrichtigungen in Echtzeit zu bekommen? Der Feed kann in den meisten Fällen auch noch eine Weile warten. Am besten ist es, die Social Media Tools vom Handy zu werfen und sich am Desktop einzuloggen. Planen Sie Ihre Social Media Zeiten, begrenzen Sie diese und vor allem nehmen Sie diese nicht so wichtig.

9. Vermeiden Sie oberflächliche Arbeit

Verwenden Sie nicht zuviel Zeit auf oberflächliche Arbeit, indem Sie sich bewusst werden, ob das, was Sie gerade tun, zu dem gewünschten Erfolg führt. Dazu reviewen Sie Ihre Tätigkeiten regelmäßig und bewerten diese.

10. Nehmen Sie sich Auszeiten

Wenn Sie einen Muskel trainieren, ist die Pause zwischen dem Training sehr wichtig. Ihr Gehirn funktioniert ähnlich. Powern Sie die ganze Zeit rein, ermüden Sie schnell und unter Umständen dauerhaft. Im Extremfall führt das zu einem Burnout. Damit ist niemanden geholfen.

Wenn Sie einen Teilschritt erreicht haben, nehmen Sie sich die Zeit sich darüber zu freuen. Spannen Sie bewusst aus. Gönnen Sie sich selber ein wenig unproduktive Langeweile und schauen sich das Muster ihrer Rauhfasertapete an.

Das kann sehr spannend sein. Machen Sie nichts, was Sie aufregt, wie einen Blick auf einen Social Media Kanal zu werfen und auf eine Mitteilung zu antworten. Gönnen Sie sich auch Ruhe.

Zusammenfassung

Konzentriertes Arbeiten ermöglicht es Ihnen, Ihr wahres Potenzial auszuschöpfen und erzeugt ein Gefühl der Zufriedenheit. Verlernen Sie das schnelle hin und her Wechseln zwischen den Tätigkeiten, wenn es nicht notwendig ist und kehren wieder zurück zu einem fokussierten Stil.

Sie sind auf der Suche nach einem neuen Job oder nach neuen Mitarbeitern? Gern unterstützen wir Sie dabei. Nehmen Sie dazu sowie bei allen weiteren Fragen jederzeit unverbindlich mit uns Kontakt auf.

Viel Erfolg beim konzentrierten Arbeiten!

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